Effizientes Arbeiten ist damit unmöglich und am Ende des Arbeitstages stellt sich die Frage: was habe ich heute eigentlich geleistet? Cal Newport hat sich mit diesem vielschichtigen Problem beschäftigt und seine Erkenntnisse in Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen zusammengefasst.

Deep Work als Grundidee – Shallow Work als Grundübel

Das Herzstück des Buches ist das sogenannte Deep Work, die der Autor, angelehnt an den Psychiater Carl Gustav Jung, als “lange Phasen ununterbrochener Gedankenarbeit” beschreibt. Dabei handelt es sich um Arbeit, die im Zeitalter von E-Mail und Social Media wichtiger denn je ist.

Laut einer Studie von McKinsey aus 2012 verbringt ein durchschnittlicher Wissensarbeiter über 60 Prozent der Arbeitswoche mit elektronischer Kommunikation und Internetsuche, von denen knapp die Hälfte auf das Lesen und Beantworten von Mails entfällt. Verständlich, dass diese fragmentierte Aufmerksamkeit keine Grundlage für Deep Work ist.

Das Gegenteil des Deep Work ist die Shallow Work, die Newport als “kognitiv anspruchslose, logistikorienterte Aufgaben” beschreibt, “die häufig unter Ablenkung durchgeführt werden.” Mit konzentriertem, tiefgängigem Arbeiten hat diese Oberflächlichkeit nichts zu tun. Es gilt also, die Shallow Work weitestgehend aus dem Arbeitsalltag zu eliminieren.

Theorie und Praxis im Mix

Das Buch gliedert sich in zwei Teile. Im ersten Teil erklärt Newport die theoretischen Grundlagen und Vorzüge der Deep Work. Er beschreibt, wieso Deep Work so wertvoll wie selten ist und wie sich die Wissensarbeiter des 21. Jahrhunderts diesen Vorteil zunutze machen können.

Anhand des Konzeptes des Aufmerksamkeitsrückstands wird deutlich, dass Tiefgang zunehmend seltener und damit wertvolle wird. Das Ziel des Buches ist es, systematisch die persönliche Fähigkeit der Vertiefung zu entwickeln und damit enorme Vorteile zu erzielen.

Wie wichtig die Fokussierung ist, wird anhand des Beispiels von Winifred Gallagher deutlich. Nach einer Krebsdiagnose erklärt Newport die Vorteile der Entschlossenheit, sich auf die guten Dinge in ihrem Leben zu fokussieren: “Wer Sie sind, was Sie denken, fühlen und tun, was Sie lieben – das alles ist die Summe dessen, worauf Sie sich konzentrieren.”

Und weiter: “Wenn sie sich auf eine Krebsdiagnose fokussieren, werden Sie unglücklich und Ihr Leben düster. Fokussieren Sie sich stattdessen jedoch auf einen abendlichen Martini, wird Ihr Leben angenehmer – obwohl die Umstände in beiden Szenarien dieselben sind.”

Deep Work lässt sich lernen

Im zweiten Teil geht es um die praktische Anwendung der Deep Work. Der Informatiker gibt praktische Beispiele zum konzentrierten Arbeiten und beweist, dass Müßiggang und Langeweile der Turbo für fokussiertes Arbeiten ist.

Natürlich bekommt auch Social Media in dem Buch Redline Verlag sein berechtigtes Fett weg. Twitter und Facebook dienen als Beispiele für Prokrastination. Auch die E-Mail-Flut im beruflichen und privaten Bereich stellt sich als Hindernis bei Deep Work heraus. Cal Newport lässt den Leser auch hier nicht allein und stellt bewährte Strategien vor.

Alles in allem ein lesenswertes Buch mit zahlreichen Anregungen, das Deep Working im Arbeitsalltag zu verankern. Je nach Organisation lässt sich der Ansatz mehr oder weniger gut umsetzen. Als Angestellter in einem Großraumbüro mit wenigen Rückzugsmöglichkeiten weiß ich ein Lied von dieser Problematik beim Konzentriert arbeiten zu singen.

Sigrid Hesse, langjährige Trainerin für EDV und Büroorganisation hat sich die Prozessoptimierung im Büro auf die Fahnen geschrieben. In Überleben in der Informationsflut: So behalten Sie die Kommunikation im Griff verspricht sie, dass der Leser nach der Lektüre die Kommunikation im Griff behalten werden kann und nicht die Kommunikation den Leser im Griff behält.

Zu Beginn erklärt die Autorin das Geheimnis erfolgreicher Kollaboration im Büro. Die Unterschiede von Kernprozessen, Unterstützungsprozessen und Planktonprozessen werden herausgearbeitet und die saubere Definition von Schnittstellen ermittelt.

Als nächstes wird System in die Flut an Informationen gebracht. Hess erklärt Tricks und Kniffe in Microsoft Outlook, mit denen die Schwemme an elektronischen Briefen bewusst und pfiffig gefiltert werden kann. Außerdem lernt der Büro-Beschäftigte Impulse für eine sinnvolle Ablage-Struktur der digitalen Kommunikationsdaten kennen.

Der dritte und letzte theoretische Abschnitt beleuchtet das effektive Zeitmanagement. Sigrid Hess zeigt, was Zeitmanagement kann und wo es an seine Grenzen stößt, sie belegt, dass Meetings oft die großen Zeitfresser sind und bekämpft werden müssen und weist darauf hin, wo gesundheitliche Gefahren bei ständiger Überlastung lauern.

Die weiteren vier Kapitel stehen ganz im Zeichen der Praxis. Hatte die Trainerin bislang Theorie in den Mittelpunkt der Ausführungen gestellt, stellt sich nun ihren riesengroßen Erfahrungsschatz zur Verfügung. Von Zeitsparmethoden in Outlook über Teamwork in Word bis hin zu Excel und seinen Filter-Funktionen und Vorlagen reicht der Fundus.

Eine besondere Stellung nimmt OneNote ein. Das digitale Notizbuch von Microsoft ist inzwischen bei allen Office-Paketen an Bord, fristet aber ein Dasein als Mauerblümchen. Hess zeigt, welche Möglichkeiten der Tausendsassa für das Informationsmanagement im Team bietet und veranschaulicht die Möglichkeiten anhand vieler Beispiele.

Ein Anhang mit Hinweisen auf vertiefende Literatur, Mustervorlagen für eigene Projekte und ein Stichwortverzeichnis runden das Buch ab.

Sigrid Hess hat mit Überleben in der Informationsflut: So behalten Sie die Kommunikation im Griff ein genauso kompaktes wie praxisnahes Lehr- und Lernbuch geschrieben, dass mir viele neue Impulse geliefert hat. Sie versteht es, die bisweilen komplexen Sachverhalte anschaulich zu erklären und hat oftmals simple, aber umso effektivere Tipps auf Lager.

Insbesondere der Praxisteil hat mir viele neue Erkenntnisse geliefert. Bislang habe ich gedacht, ich würde in Sachen Microsoft Word und Excel einen guten Durchblick haben. Sigrid Hess hat mir aber bewiesen, dass noch viel mehr mit den digitalen Helfern im Büro möglich ist.

Die beiden Trainerinnen Gabriele Cerwinka und Gabriele Schranz nehmen sich in dem Buch Fehler erlaubt: Aus Fehlern lernen, statt Schuldige zu suchen dieses Themas an und haben einen praxisbezogenen Leitfaden geschrieben.

Zu Beginn geht es um die Definition des Begriffes Fehler. Cerwinka und Schranz erklären die Bedeutung und die Abgrenzungen eines Fehlers und setzen ihn in den beruflichen Kontext. Das zweite Kapitel beschreibt den Umgang mit Fehlern im beruflichen Alltag und unterscheidet zwischen persönlicher und öffentlicher Fehlerkultur.

Im dritten Kapitel wird die Etablierung einer positiven Fehlerkultur im Unternehmen erläutert. Angefangen von der Beschreibung der Merkmale einer Fehlerkultur über deren Einführung mit Normen und Werten sowie das Schaffen einer positiven Fehlerkultur als Grundlage des Vorhabens. Außerdem werden die Instrumente einer positiven Fehlerkultur wie das systematische Auswerten von Fehlern und die Definition von Toleranzbereichen behandelt.

Im vierten Kapitel geht es um die Kommunikation und Fehlerkultur. Der Schwerpunkt liegt in dem richtigen Umgang im Gespräch miteinander und die Weiterentwicklung der Gesprächskultur im Unternehmen. Analysiert wird nicht nur die Kommunikation nach innen, sondern auch nach außen im Krisenfall und bei Beschwerden.

Die Autorinnen geben Hinweise und Tipps für das Kritikgespräch im Fehlerfall, das regelmäßige Mitarbeitergespräch und das Klärungsgespräch nach einem Fehler. Gabriele Schranz und Gabriele Cerwinka reichern das Kapitel mit zahlreichen Checklisten, Formulierungshilfen und Beispielen aus der Praxis an. In diesem Abschnitt gibt es auch einen Exkurs in die Methoden der Gesprächsführung, das richtige Fragen stellen und die optimale Sitzordnung im Gespräch.

Abgerundet wird Fehler erlaubt: Aus Fehlern lernen, statt Schuldige zu suchen mit zehn konkreten Praxisfällen und Interviews mit Experten aus der Luftfahrt und Medizin.

Im fünften Kapitel erklären die beiden Autorinnen anhand vielfältiger Fallstudien, wie sich Fehler auswirken und wie diese erfolgreich im Sinne einer positiven Fehlerkultur analysiert und bearbeitet werden können.

Im sechsten und letzten Kapitel geben zwei Fachleute aus der Luftfahrt- und Medizinbranche aufschlussreiche Einblicke in ihr Metier, in dem Fehler schnell tödliche Folgen haben können.

Wer sich bislang nicht mit der Einführung einer Fehlerkultur im Unternehmen beschäftigt hat, wird viel Arbeit und ein generelles Umdenken zu erledigen haben. Das gilt für die Mitarbeiter genauso wie für die Führungskräfte. Doch das Engagement lohnt sich, wissen Schranz und Cerwinka und zählen die zahlreichen Vorteile für die Firmen auf.

Sie machen deutlich, dass eine etablierte Fehlerkultur eine der wichtigsten Führungsaufgaben ist. Denn das Management definiert die Leitplanken für die Mitarbeiter und gibt damit die Richtung vor. Nur wenn es gelingt, den Angestellten die Angst vor Fehlern zu nehmen und die damit einhergehende Fehlerspirale zu stoppen, kann ein Umdenken im Unternehmen stattfinden.

Dazu zählt auch, die Harmoniesucht zu bekämpfen und aktiv Konflikte zu bearbeiten. Nur das aktive Auseinandersetzen mit Fehlern und deren Nachbearbeitung schafft die Grundlage für eine positive Fehlerkultur im Arbeitsalltag.

Noch mehr Lesenswertes von Cerwinka und Schranz

Im übrigen habe ich von Gabriele Cerwinka und Gabriele Schranz auch die lesenswerten Bücher Die Macht der versteckten Signale  und Nervensägen – So zähmen Sie schwierige Typen im Berufsalltag gelesen und rezensiert.